az Állandó Bizottságok napirendjének összeállítása,

a vezető testületek határozatainak végrehajtása során hatékony együttműködés

az apparátusra vonatkozó főtitkári utasításokat előkészítő egyeztető tárgyalások és kiadás előtti szerkesztői és koordinálói feladatok

egyeztetések biztosítása külső szervezetek részére adandó adatszolgáltatások összeállítása során

a belső ellenőrzési apparátussal való együttműködés a vizsgálatok előkészítése, lefolytatása, lezárása és realizálása során,

nemzetközi fórumokon, külföldi sajtóban, belföldi szakmai fórumokon és sajtóban megjelenő anyagok, szereplések esetén tartalmi egyetértés megszerzése az érintett vezetőktől.

2. A szövetség működésének szabályozása
A szövetség tevékenységének általános feltételeit szabályzatban rögzíti, melyet ingyenesen bocsát a tagok rendelkezésére. A szabályzat tartalmi követelményeit a hatályos jogszabályok rögzítik.
A szabályzatban a szövetség és a tagok kapcsolatára vonatkozó aktuális feltételeket kell rögzíteni.
Közlemény formájában kell a tagok tudomására hozni a jogszabályban foglalt rendelkezésekkel kapcsolatos lebonyolítási szabályokat.
A hirdetmények a szövetség és a tagok kapcsolatának közzétett tájékoztatói.
A szabályzatot, közleményeket és hirdetményeket a főtitkár adja ki ,illetve hagyja jóvá.

A szövetség belső működését

közgyűlési határozatok

Intéző Bizottsági határozatok

főtitkári utasítások

belső közlemények
szabályozzák.

A Szervezeti Működési Szabályzat a szövetség szervezeti felépítését, felelősségi és feladatmegosztását meghatározó - Intéző Bizottsági határozaton alapuló - főtitkári utasítás. A kereteket meghatározó Szabályzathoz kell kapcsolódnia azoknak a végrehajtási utasításoknak, amelyekre a Szabályzat utal, illetve amelyek értelemszerűen csatlakoztathatók.

A Szervezeti és Működési Szabályzat karbantartása a főtitkár feladata.

3. Az utasítások és belső szabályok rangsora

Közgyűlési határozattal kell szabályozni a szövetség feladatainak ellátásával és a szövetség működésével kapcsolatos alapvető kérdéseket.

Intéző Bizottsági határozatok

a közgyűlési határozatok végrehajtásával kapcsolatos kérdések szabályozására és

egyéb kérdések szabályozására készülnek, melyeket a közgyűlés az IB hatáskörébe utalt.

A főtitkári utasítások az apparátusra vonatkozóan részletesen szabályozzák a végrehajtás módját, határidőket és a felelősöket.

A belső közleményeket a főtitkár ad ki. Ezekben magyarázatokat fűz, iránymutatásokat, háttér-információkat ad az utasítások végrehajtásához.
Kötelező szabályt a belső közlemények nem tartalmazhatnak.

IV. A szövetség jegyzése és az aláírás rendje

A szövetség Alapszabályának XII. paragrafusa rendelkezik a jegyzésről.
A szövetség jegyzése akként történik, hogy az írott, előnyomott vagy nyomtatott névhez /Magyarországi Ifjúsági Szállások Szövetsége / a szövetség jegyzésre jogosult tagjai saját nevüket írják.

A szövetség jegyzésére jogosultak felsorolását és felhatalmazási körét a 3. számú függelék tartalmazza.

A jegyzésre jogosultak a hiteles cégaláírási nyilatkozatban rögzített módon gyakorolják jogosultságukat.

Indokolt esetben a jegyzésre való jogosultságot az alkalmazottak esetében - a főtitkár javaslata alapján - az IB visszavonja.
A jegyzésre jogosultakat és aláírás mintáikat a Titkárság tartja nyilván.

Az aláírások anonim jellegének kiküszöbölése érdekében az aláírók nevét és beosztását gépelve is fel kell tüntetni.

Az elnök és a főtitkár aláírásával kell kiadni:

a különböző kormányszervek részére készített jelentéseket, leveleket,

az országos hatáskörű intézmények vezetői, Budapest főpolgármestere kül- és belföldi pénzintézetek vezetői részére készített iratokat, leveleket, válaszokat.

Főtitkári aláírással kell kiadni:

főtitkári utasításokat

a szövetség feladataira vonatkozó előterjesztéseket,

a szövetség tevékenységéről, főbb feladatairól és azok elvégzéséről adott jelentéseket, tájékoztatókat,

a szövetség távlati terveiről, üzleti stratégiájáról, üzletpolitikájáról készített iratokat, terveket,

a szövetség éves mérlegbeszámolóját,

minden olyan iratot, levelet, amelynek aláírását a főtitkár magának tartja fenn.

A főtitkár és a kincstárnok aláírásával kell kiadni:

a szövetséget érintő létszám, bér és a munkaviszony alapvető kérdéseit érintő ügyekre / felvétel, elbocsátás, kitüntetési javaslat és odaítélés / vonatkozó iratokat,

a bankszámla feletti rendelkezés bejelentését a főtitkár hatáskörébe tartozó dolgozók esetében.

A szövetség bankszámlái felett az erre felhatalmazott alkalmazottak rendelkezhetnek, a Ptk. idevonatkozó szabályai szerint, ketten együtt.

A külön nem szabályozott ügyiratoknál a főtitkár dönti el, hogy mely esetben tartja fenn magának a jogot az aláírásra, illetve az ügyirat bemutatására.

A hivatalos helyiségekben a pénz és érték átvételére és kiadására jogosultak neve és aláírás mintája kifüggeszthető, illetve az érdeklődőknek betekintési lehetőséget kell biztosítani.

V. A munkáltatói jogok gyakorlása

A munkáltatói jogkör a munkavállaló munkaviszonyából eredő munkáltatói jogokat és kötelességeket tartalmazza. A munkáltatói jogok teljes körű gyakorlása magában foglalja a - törvényi szinten, illetve a kollektív szerződésben szabályozott - munkaviszonyra vonatkozó rendelkezések alkalmazását.

1. A közgyűlés
A közgyűlés közvetlen munkáltatói jogokat nem gyakorol.
Kizárólagos hatáskörébe tartozik az Intéző Bizottság és a Felügyelő Bizottság tagjainak, továbbá a könyvvizsgálónak megválasztása, visszahívása és díjazásuk megállapítása.

Az Intéző Bizottság tagjait 4 évre választja meg, egyúttal megállapítja az adott választási ciklusra vonatkozó taglétszámát is.

2. Intéző Bizottság

Az Intéző Bizottság elnöki tisztét a Szövetség elnöke látja el. Távollétében az általa megbízott elnökhelyettes helyettesíti.

Az Intéző Bizottsági tagság megszűnik:

a megbízatás időtartamának elteltével,

felmondással,

visszahívással,

elhalálozással,

Az Intéző Bizottság kizárólagos hatáskörébe tartozik a Szövetség főtitkára felett a munkáltatói jogok közvetlen gyakorlása.
A Szövetség egyéb alkalmazottaival kapcsolatos munkáltatói jogokat az Intéző Bizottság a főtitkár útján gyakorolja.

3. Főtitkár

A szövetségnél a munkáltatói jogokat a főtitkár gyakorolja az Alapszabály VII.§.4. pontjában foglaltaknak megfelelően.
A főtitkárt - egy hónapot meghaladó tartós akadályoztatása esetén főtitkári minőségében - az IB által megbízott személy helyettesíti.

4. Rendkívüli felmondás jogköre

A munkaviszonyból származó lényeges kötelezettségét szándékosan, vagy súlyos gondatlansággal, jelentős mértékben megszegő dolgozóval szembeni rendkívüli felmondást, valamint az ezzel összefüggő jogkövetkezmények feletti döntést a kinevezésre, illetve alkalmazásra jogosult vezető személyesen gyakorolja.

A főtitkár bármely rendkívüli felmondással járó ügyet magához vonhat, illetve kinevezésre, alkalmazásra jogosult vezetőnek az eljárás megindítására, megszüntetésére utasítást adhat.

B. Különös rész

I. A bizottságok működési rendje

1. Állandó bizottságok

A Szövetség működését a következő állandó bizottságok támogatják:

Gazdasági Bizottság

Reklám- Propaganda és Marketing Bizottság

Nemzetközi Bizottság

Egyéb Bizottságok

2. Az állandó bizottságok jogállása

Az állandó bizottságok a szövetség döntést hozó, döntést előkészítő, tanácskozó szervezetei. Tevékenységüket feladattervüknek megfelelően, a SZMSZ szerint folyamatosan végzik.

Állandó bizottságok létrehozása, összetételének, hatáskörének, döntési jogosultságának megállapítása, új bizottságok felállítása, meglévők megszüntetése a főtitkár hatásköre.

Az állandó bizottságok tagi összetételét és azok módosítását az SZMSZ határozza meg.

Az állandó bizottságokba delegált tagokon kívül az IB tagjai jogosultak részt venni bármely bizottsági ülésen.

3. Az állandó bizottsági ülések résztvevői

Elnök
Az állandó bizottság elnöke jogosult a bizottság soron kívüli összehívására, a napirendi pontok megállapítására, a bizottsági ülés meghosszabbítására, illetve elnapolására. A bizottsági ülésekről készített jegyzőkönyveket jóváhagyja.

Elnökhelyettes
Az elnök akadályoztatása esetén bármely, az elnök hatáskörébe tartozó kérdésben helyettesíti a bizottság elnökét, elnöki hatáskörrel és felelősséggel rendelkezik, kivéve a vétójogot.

Bizottsági tagok
Az állandó bizottságok tagjai szavazati joggal rendelkeznek.
Az ülésről való távolmaradásról a bizottság titkárát előzetesen , legkésőbb az ülést megelőző nap 12 óráig kötelező tájékoztatni. A bizottsági tagok részvételét a jegyzőkönyvben regisztrálni kell.

Titkár
Az állandó bizottság titkára szavazati joggal nem rendelkezik. Felelős a bizottság munkaprogramjának összeállításáért. Felel a bizottsági ülések technikai előkészítéséért, az előterjesztéseknek az ülés résztvevőihez történő eljuttatásáért, a jegyzőkönyv elkészítéséért, a jegyzőkönyv bizottság elnökével történő jóváhagyatásáért, a határozatok illetékesekhez történő továbbításáért.
A titkár akadályoztatása esetén a bizottság elnöke ideiglenes jelleggel titkárt jelölhet ki.

Meghívottak
A bizottsági ülésre, illetve az egyes napirendi pontok, előterjesztések tárgyalására - az állandó bizottságok titkárainak javaslata alapján - a bizottság elnöke jogosult a bizottság tagjain kívül nem tagokat is meghívni.

4. A bizottsági ülések lebonyolítása

A bizottsági ülések állandó napirendje a következő:

a jelen nem lévő tagok felsorolása, határozatképesség megállapítása,

az előterjesztések megtárgyalása, határozathozatal,

a következő bizottsági ülés időpontjának kihirdetése,

egyéb ügyek.
Az állandó bizottságok rendes üléseiket meghatározott gyakorisággal, a feladattervükben rögzített időpontban és helyen tartják.

Az állandó bizottságok üléseinek napirendjére csak akkor vehető fel előterjesztés, ha az ülés napját megelőző ötödik munkanapig a bizottság titkárának kezeihez kerül.

Az állandó bizottságok hatáskörébe tartozó ügyek előterjesztéséért, az előterjesztésben foglaltakért az előterjesztő tartozik felelősséggel.

Az állandó bizottság titkára tájékoztatja az elnököt az ülés várható napirendjéről és résztvevőiről. Az elnök véglegesíti a napirendet és jóváhagyja a meghívandók körét.

Az állandó bizottság titkára legkésőbb az ülést megelőző második munkanapig eljuttatja a napirendi pontokhoz kapcsolódó anyagokat a tagok , valamint a meghívottak számára. A titkár minden ülés napirendjét elküldi a szövetség elnökének és főtitkárának.

A bizottsági ülést a bizottság elnöke - akadályoztatása esetén a helyettese - vezeti. Amennyiben mindkét személy akadályoztatott az ülésen való részvételben, az elnök jelöli ki a levezető elnököt. A levezető elnök ellátja az elnökhelyettes funkcióját, vele azonos jogokkal rendelkezik.

Az ülésen az elnök az egyes napirendi pontokat felvezeti és felkéri a témakörökben illetékes tagot vagy meghívottat a napirendi pont szóbeli előterjesztésére, esetleges kiegészítésére.

A bizottság a döntéseit egyszerű szótöbbséggel hozza. Szavazat egyenlőség esetén a bizottsági elnök szavazata dönt.

Az elnök levezeti az előterjesztés vitáját, ismerteti az írásban benyújtott véleményeket, javaslatokat. Döntéshozatalt követően jegyzőkönyvbe diktálja a bizottság határozatát. A határozatnak tartalmaznia kell a végrehajtás felelősét, módját és határidejét.

A bizottsági ülést az elnök rekeszti be.

A titkár elkészíti az ülés jegyzőkönyvét, emlékeztetőjét. Ennek tartalmaznia kell az ülésen résztvevő és részt nem vevő állandó tagokat, a meghívottakat, az egyes napirendi pontok témáit ,a határozatokat.
A jegyzőkönyvet a titkár az ülést követő 3 munkanapon belül - sürgős esetekben 1 munkanapon belül - köteles elkészíteni és a bizottság elnökével aláíratni. A jóváhagyott jegyzőkönyvet a titkár haladéktalanul köteles a bizottsági tagoknak, a szövetség elnökének és főtitkárának, a résztvevő meghívottaknak, valamint a jegyzőkönyv egyes pontjait az adott pontban érintetteknek megküldeni.

Az egyes bizottságok hatásköre

a. Gazdasági Bizottság
A bizottság elnöke a kincstárnok.
A bizottság a hatáskörébe utalt ügyekben, valamint a szövetség működésével kapcsolatos, egyedileg nem szabályozott ügyekben hoz döntést.

Hatásköre:

a szövetség gazdálkodásával kapcsolatban felmerült kérdések megoldása,

a szövetség vagyonával kapcsolatos döntések előkészítése, meghozása,

a jövedelmező működés rendszeres felülvizsgálata alapján a szükséges intézkedések meghozása,

a szövetség dolgozói által kedvezményesen igénybevehető szolgáltatások körének meghatározása

a szövetség dolgozói által benyújtott korengedményes nyugdíj-kérelmek elbírálása,

a szövetség összes - ingatlanban, ingó dologban, vállalkozásokban fennálló - befektetéseivel kapcsolatos előkészítési, döntési feladatok.

b. Reklám- Propaganda és Marketing Bizottság
A bizottság elnöke a szövetség egyik elnökhelyettese.
A bizottság a hatáskörébe utalt ügyekben, valamint a szövetség működésével kapcsolatos, egyedileg nem szabályozott ügyekben hoz döntést.

Hatásköre:

a szövetség marketing stratégiájának, marketing taktikájának jóváhagyása / éves marketing terv / , egységes arculati elemek meghatározása, módosítások jóváhagyása, a szponzorálási tevékenység koordinálása.

a szövetség sajtó tevékenységének tervezése, jóváhagyása, a preferált médiák kiválasztása, a nyilatkozatalra jogosultak körének meghatározása,

a kiadványok elkészítésének koordinálása.

c. Nemzetközi Bizottság
A bizottság elnöke a szövetség egyik elnökhelyettese.
A bizottság hatáskörébe utalt ügyekben, valamint a szövetség működésével kapcsolatos, egyedileg nem szabályozott ügyekben hoz döntést.

Hatásköre:

a szövetség nemzetközi tevékenységének koordinálása,

a nemzetközi szerződések előkészítése, felügyelete.

d. Egyéb Bizottságok
Az egyéb bizottságok elnökét, hatáskörét és tevékenységét az IB hagyja jóvá. Ezeket az adatokat a 4. számú függelék tartalmazza.

II. A Szövetség ügyvezetése

A szövetség elnöke
Az elnök a tulajdonosi vezetést egy személyben testesíti meg. Irányítja és ellenőrzi a szövetség munkáját a jogszabályok és a szövetség Alapszabályának kerete között, illetve a Közgyűlés és az Intéző Bizottság döntéseinek megfelelően.

Különösen a szövetség stratégiájával, üzletpolitikájával kapcsolatos döntésekre, a működés szabályozottságára, a gazdálkodás minősítésére kell hangsúly helyeznie.

A tulajdonosi jogokat a Közgyűlés gyakorolja oly módon, hogy a szövetség vezetését beszámoltatja az éves tevékenységéről, a vagyoni helyzetről a Felügyelő Bizottság által elfogadott tartalommal.

A szövetség elnöke a tulajdonosi elvárásokat a szövetség érdekkörébe vont szervezetek - ahol a szövetség teljes egészében tulajdonos, illetve többségi vagy befolyásoló részesedéssel bír - felé is közvetíti.

A szövetség főtitkára
A főtitkár a menedzseri vezetést egy személyben testesíti meg. A szövetség központját, valamint hálózati szervezetét szakmai és hierarchikus áttételeken keresztül irányítja a hatáskörök és felelősségi körök megosztásával.

Különösen a szövetség likviditásának, biztonságos és eredményes működésének egyensúlyára kell hangsúlyt helyeznie. Felméri a kezdeményezések kockázatát, biztosítja az erőforrások gazdaságos felhasználását és feloldja a fejlődésből adódó konfliktus helyzeteket.

Felügyeli a munkavédelmi, tűzvédelmi és vagyonvédelmi feladatok ellátását.

A szövetség egyéb egységeinek vezetői
Az egységek vezetői irányítják a rájuk bízott szervezeti egységeket és felelnek azok szabályszerű, eredményes működéséért.
Döntenek a hatáskörükbe utalt ügyekben a szövetség központjának szakmai támogatása mellett.

A vezető feladata a közvetlenül beosztott titkárság vezérlése, az iktatás, iratkezelés, irattározás, titkos ügykezelés működtetése az adott területet illetően.

III. A Szövetség szervezeti egységei

A szövetség szervezeti egységeinek vezetőire vonatkozó általános érvényű szabályok

1. Hatáskör

A vezető szakmai irányítása alá tartozó ügyekben belső közlemények kiadása és módosítása. A főtitkári utasítások módosítására, az Állandó Bizottságok napirendjére javaslattétel.

A szakmai területen dolgozók alkalmassági és szakmai előmeneteli lehetőségeinek feltárása, a munkahelyre orientált szakmai továbbképzésekre történő beiskolázások előkészítése.

A SZMSZ szerinti képviseleti, döntési jogosultság részben vagy egészben történő továbbdelegálása.

2. Felelősség

Felel a delegált jogok, kapott felhatalmazások végrehajtásáért.

A delegált jogok és kapott felhatalmazások továbbdelegálásának írásba foglalása, a meghatalmazó és meghatalmazott írásban történő értesítése. A meghatalmazott megfelelő információkkal történő ellátása, beszámoltatása, a szükséges intézkedések meghozatala.

Az irányítása alá tartozó egység megfelelő szakmai szintű tevékenységének és koordinált , biztonságos működésének biztosítása.

A hatáskörét érintő, a szövetség közgyűlése, intéző bizottsága, főtitkára, valamint a SZMSZ-ban foglalt hierarchikus rend szerinti felettesek által hozott döntések végrehajtása, illetve végrehajtatása.

A szakmai területet érintő törvényi és más jogszabályi, az állami irányítás egyéb eszközei, előírásai a szövetségi szabályozások és utasítások betartásának elvi és gyakorlati lebontása.

A szövetség életét befolyásoló döntések előkészítése, vagy bármilyen szabálytalanság, rendellenes működés esetén ad-hoc bizottság felállítása, működtetése.

A munka során a titokvédelmi utasítások betartása, betarttatása. A titoktartást sértő esetekben a vezetői ellenőrzés keretében az eljárás lefolytatása és a szükséges intézkedések megtétele.

A tevékenység során képződő információk összesítése, elsődleges feldolgozása, a felhasználókhoz, vezetőkhöz történő gyors eljuttatása.

A külső szervek által előirt jelentésadási kötelezettségek vagy ahhoz kapcsolódó belső információ-szolgáltatások határidőre és kifogástalan szakmai tartalommal történő teljesítése.

3. Beszámolási kötelezettség

Beszámolási kötelezettség a hierarchikus rend szerint felette irányítást gyakorló vezető felé.

Beszámolási kötelezettség a szövetség Közgyűlése, Intéző Bizottsága és Állandó Bizottságai felé az adott szakmai területet érintő kérdésekben.

4. Felhatalmazások

A szövetség Intéző Bizottságától kapott felhatalmazással a Szövetséget más jegyzésre feljogosított alkalmazottal együtt jegyezheti, meghatározott körben.

A szövetség nevében mindenkor a SZMSZ C/Működési részében rögzített szabályok betartása mellett vállalhat kötelezettséget, a rögzített kereteken belül utalványozhat.

A munkáltatói jogokat a SZMSZ A/ fejezetében kifejtettek szerint gyakorolhatja.

Távolléte esetén a kinevezett vagy megbízott helyettese helyettesíti, ellátja feladatait, gyakorolja hatáskörét, kivéve azokat az ügyeket, amelyekben a helyettesítést más személy hatáskörébe utalták. Felelős azért, hogy helyettesének a folyamatban lévő feladatokat - távollétének időszakára - átadja, a végrehajtandó feladatokat meghatározza és számon kérje.

5. Teljesítmény értékelés

Az adott egység vezetőjét

az egység működése és teljesítménye, valamint

egyéni teljesítménye és szakmai előmenetele alapján
kell értékelni.

A teljesítmény értékelés elemei:

az éves gazdálkodási és pénzügyi tervben foglalt elvárások teljesítése,

költséggazdálkodási előírások és keretek betartása,

a felelősségi körbe utalt feladatok ellátásának színvonala,

a rendkívüli és célfeladatok kijelölése és értékelése,

az alkalmassági vizsgálatok,

a szakmai előmenetel.

A teljesítmény értékelése a főtitkár feladata.

C. Működési rész

I. A Szövetség működésével kapcsolatos döntési folyamatok, döntési hatáskörök

1. A döntési hatáskörök meghatározásának szabálya

A döntési hatáskörök meghatározása a SZMSZ részét képezi. A SZMSZ-tal egyidejűen kötelező hatállyal kerül bevezetésre.

Hatálya kiterjed a szövetség

üzletvitelére,

a partnerekkel kapcsolatos együttműködés során felmerülő ügyletek engedélyezésére, az ügyletek további minősítésére.

Az egyes döntési szintek hatáskörét a II. fejezet Döntési Mátrix tartalmazza.

2. A döntési hatásköröknél alkalmazott fontosabb fogalmak tartalma

Stratégiai partnerek
Azok a partnerek, amelyeket az Intéző Bizottság a szövetség számára stratégiai szerepük miatt e körbe sorol, egyedi kezelésüknek fokozott jelentőséget tulajdonit.

Személyi állomány
A szövetség alkalmazottai, Intéző Bizottságának tagjai

Aktív ügyletek
A szövetség pénzeszközeinek ideiglenes átadásával, illetve a szövetség anyagi kockázatvállalásával járó ügyletek.

Tartós befektetések
Tartós befektetésnek minősülnek

a szövetség portfoliójában lévő, 1 éven belül ki nem kerülő értékpapírok,

a gazdasági társaságokban, egyesületekben megszerzett tulajdonrész,

ingatlan-befektetések.

Passzív ügyletek
Pénzeszközök ideiglenes átvételével járó ügyletek.

Kötelezettségvállalás
Kötelezettségvállalásnak kell tekinteni minden olyan, a szövetség nevében tett írásbeli (esetleg szóbeli) nyilatkozatot, ígérvényt, kötelezvényt, szerződéskötést, megállapodást, levelezést, amely a szövetség üzleti vagy üzemviteli tevékenysége során a szövetség eszközeinek és/vagy forrásainak állományát, illetve ezek összetételét átmenetileg vagy véglegesen megváltoztatja.
Végrehajtás előtt ellenőrizni kell, hogy likviditási, fedezeti vagy bármely átmeneti, esetleg technikai akadály nem áll-e fenn.

Utalványozás
Utalványozásnak kell tekinteni minden - az arra jogosult által aláirt - írásbeli utasítást, amely a kötelezettségvállalások végrehajtása érdekében történik, beleértve a szövetség terhére, vagy javára történő pénzforgalmi és más banki tevékenység engedélyezését is.
Az utalványozó kötelezettsége, a belső szabályok figyelembevételével történő ellenőrzés és egyeztetés.

Utalványozásra jogosultak
A szövetség által vállalt kötelezettségvállalások teljesítésénél a főtitkár vagy az Intéző Bizottság által írásban megbízott személy utalványozhat.
Az üzemviteli jellegű utalványozás lebonyolítása a főtitkár / vagy helyettese / feladata.

A teljesítés és utalványozás ellenőrzése
A pénzügyi lebonyolítást végző szervezeti egységek csak szabályszerű okmányok alapján teljesíthetnek kifizetést. Kötelesek megtagadni a kifizetések teljesítését, ha nem az arra jogosult utalványozta az okmányt.

II. Döntési Mátrix

A Döntési Mátrix a 2. sz. függelékben csatolva.

III. A Szövetség működésével kapcsolatos kötelezettségvállalás és utalványozás rendje

1. A szabályozás hatálya
A szabályozás hatálya kiterjed a szövetség belső gazdálkodásával kapcsolatos,

a működéshez szükséges tárgyi eszközök beszerzésével, valamint

a zavartalan működéssel összefüggő költségek
kötelezettségvállalásának és utalványozásának rendjére.

2. Tartalmi meghatározások
Belső gazdálkodáson kell érteni a szövetség funkcionális tevékenységéhez szükséges személyi és tárgyi feltételek megteremtésével összefüggő gazdálkodási feladatok összességét.

Kötelezettségvállalás szempontjából az

azonos célú, egy szállítóval kötött (kötendő) szerződések összegét együttesen kell figyelembe venni,

a folyamatos teljesítésre vonatkozó szerződések esetében a tárgyévben fizetendő összeget kell figyelembe venni.

Utalványozás szempontjából az értékhatár számlánként értendő.

Mind kötelezettségvállalás, mind utalványozás esetén a szerződés, számla összegét ÁFÁ-val együtt kell figyelembe venni.

3. A kötelezettségvállalás általános szabályai
A szövetség terhére kötelezettséget vállalni írásban, kizárólag a jegyzés rendje szerint lehet, kivéve azokat az eseteket - az érvényes jogszabályok betartása mellett - amikor az árúk, szolgáltatások átvételével egyidejűleg az ellenérték kiegyenlítése készpénzben, csekkel történik. A kötelezettségvállalás szabályai ezen utóbbi esetekre is vonatkoznak és betartásáért a főtitkár felelős.

A jóváhagyott terveken felül kötelezettséget vállalni csak a pénzügyi fedezet mellett, illetve annak a fizetés esedékességének időpontjára való biztosítása esetén lehet.

A kötelezettségvállalási hatáskör átadása rendszeres jelleggel vagy akadályoztatás esetén:

megbízott, kinevezett helyettes részére, vagy

külön megbízás alapján
lehetséges, kizárólag jegyzési jogosultsággal felruházott személy részére.

Kötelezettségvállalással összefüggő szerződéseket - megkötésük előtt - az Intéző Bizottság részére véleményezésre az alábbi esetekben kell átadni:

összeghatárra való tekintet nélkül minden külföldi jogi, vagy külföldi természetes személlyel kötendő szerződést,

minden ingatlanvásárlással, illetve cserével összefüggő szerződést,

tárgyi eszközök, immateriális javak beszerzésével, valamint építéssel, felújítással, szolgáltatásokkal kapcsolatos szerződéseket, 400,000 Ft értékhatár felett,

az 400,000 Ft bruttó könyv szerinti értéket meghaladó tárgyi eszköz elidegenítésével, bérbeadásával kapcsolatos szerződéseket,

összeghatárra tekintet nélkül minden olyan szerződést, amelyet az Intéző Bizottság véleményezésre bekér.

Az Operatív Bizottság 200.000,- forinton felüli, de 400.000,- forinton aluli kötelezettségeket jogosult vállalni az Intéző Bizottság által történő utólagos jóváhagyással.

A főtitkár jogosult kötelezettséget vállalni az alábbi esetekben:

jogszabályon, jogerős bírói ítéleten, hatósági határozaton, költségvetéssel való elszámoláson alapuló fizetési kötelezettségek esetében,

200,000 Ft-on aluli kötelezettségvállalás esetében,

belföldi, valamint Európán belüli országokba történő kiküldetés esetén /200,000 Ft összeghatárig /, míg Európán kívüli országokba történő kiküldetés esetén az Intéző Bizottság előzetes jóváhagyásával,

a reprezentációs költségkeret esetében.

4. Utalványozásra jogosultak
A szövetség által vállalt kötelezettségvállalások teljesítésénél a főtitkár, vagy az Intéző Bizottság által írásban megbízott vezető utalványozhat.

Belföldi és külföldi kiküldetés megtörténtét a kiküldetés elrendelésére jogosult vezetők igazolják, a kiküldetési költségelszámolás felülvizsgálata mellett.

5. Gazdálkodás a jóváhagyott pénzügyi keretekkel
A költséggazdálkodás alapelve a fedezeti elv. Ebből kiindulva költségekből jól elhatárolható költségcsoportok képezhetők és a velük való gazdálkodásért felelősök vannak megnevezve.
A felelősök kötelesek folyamatosan figyelemmel kísérni a költségek alakulását, így egyben ellenőrzési funkciót is ellátnak.

A jóváhagyott pénzügyi keretekkel való gazdálkodásért és a felelősök kijelöléséért a főtitkár felel.

IV. A Szövetség működésével összefüggő legfontosabb szabályzatok

A szövetség működésének alapvető dokumentuma a szövetség Alapszabálya és annak módosításai, amelyben foglaltaktól eltérni nem lehet. A Szervezeti Működési Szabályzat mint keretszabályozás a szövetség Alapszabályára épül.

A Szervezeti Működési Szabályzat Általános és Különös része a szövetség szervezeti rendszerének statikus szabályait rögzíti. A szövetség szervezeti felépítésére, a szervezeti hierarchiára és a szervezeti egységek közötti munkamegosztásra ad általános érvényű szabályokat.

A működés szempontjából lényeges feladatokat és folyamatokat a kiadott és karbantartott belső szabályzatok rögzítik. Ezek a Szervezeti Működési Szabályzatban megfogalmazott szakmai és függelmi kapcsolatokat részletező működési eljárásokra bontják le.

1. A szövetség működési rendjét meghatározó legfontosabb szabályzatok

Kollektív Szerződés

Belső ellenőrzés működési szabályzata

Iratkezelés szabályzata

Pénz- és Értékkezelési Szabályzat

Munkavédelmi Szabályzat

Tűzvédelmi Működési Szabályzat

Leltározási Szabályzat

2. A szövetség gazdálkodására vonatkozó fontosabb szabályozások

Az éves pénzügyi és gazdálkodási terv

A költségekkel való gazdálkodás rendje

Az anyagi és tárgyi eszközökkel való gazdálkodás szabályai.

Budapest, 1994. október 23.



1. számú függelék - A Szövetség székhelyén kívül elhelyezkedő egységek megnevezése és címe


A szövetség székhelye: 1077. Budapest, Almássy tér 6.. IV. em. 404.



2. számú függelék - Döntési mátrix

Ügylet	Javaslattevő	Döntéshozó	Végrehajtó
Az alapszabály meg-állapítása és módosí-tása	IB	Közgyűlés	IB + Főtitkár
A Szövetség más szervezettel (Társa-sággal) való egyesü-lésének, beolvadásá-nak, szétválásának és megszüntetésének, valamint más társasá-gi formába történő átalakulásának elhatá-rozása	IB	Közgyűlés	Főtitkár
Az IB és FB tagjainak megválasztása, visszahívása, díjazá-suk megállapítása	IB	Közgyűlés	Főtitkár
A könyvvizsgáló szer-vezet kiválasztása	IB	Közgyűlés	Főtitkár
A szövetség éves beszámolójának elfo-gadása, a mérleg meg-állapítása, a nyereség felosztása	IB	Közgyűlés (kizárólag a FB jóváhagyó előterjesztése alapján	Főtitkár
A felügyeleti szerv megállapításai folytán szükségessé váló intézkedések	Főtitkár	IB , FB	Az IB, FB hatá- rozata szerint
A szövetség stratégiai céljainak meghatáro-zása	IB	Közgyűlés	A Közgyűlés határozata szerint
A hosszabb és rövi-debb távú gazdálko-dási tervek (pl. éves költségvetés) megálla-pítása,esetleges módosítása	IB	Közgyűlés	Főtitkár
SZ. M. SZ. jóváhagyása	Főtitkár	IB	Főtitkár
Kollektív szerződés jóváhagyása	Főtitkár	IB	Főtitkár
A szövetség műkö-désére jelentős hatást gyakorló szerződések megkötése módosítása	Főtitkár	IB	Főtitkár
A cégjegyzésre feljo-gosított személyek (alkalmazottak) vala-mint azok cégjegyzési jogosultságának megadása és vissza-vonása	Főtitkár	IB	Főtitkár
A szövetség működ-tetése során felmerült operatív feladatok megoldása	Alkalmazottak	Főtitkár	Alkalmazottak
Az IB és FB részére készülő anyagok jóvá-hagyása	Előterjesztést készítő	Főtitkár	Az IB, FB határozata szerint
Kiválasztási, felvételi, alkalmazási feltétel-rendszer jóváhagyása	Előterjesztést készítő	Főtitkár	Főtitkár
Jutalmazási, egyéb béren kívüli juttatási formák, keretösszegek meghatározása	Főtitkár	IB	Főtitkár
Szerződésminták kia-lakítása, tartalmi ele-mek meghatározása, módosítása	Főtitkár	IB	Főtitkár
Éven belüli lejáratú, aktív ügyletekre vo-natkozó döntések	Főtitkár	Főtitkár 200E Ft-ig, Oper. biz. 200E - 400E Ft között, IB 400E Ft felett	Főtitkár
Nemzetközi utazta-tással kapcsolatos ügyek	Főtitkár	IB	Főtitkár
Éven túli lejáratú ak-tív ügyletekre vonat-kozó döntések	Főtitkár	IB	Főtitkár
Tartós befektetések	Főtitkár	IB	Főtitkár
Éven belüli lejáratú passzív ügyletek	Főtitkár	Főtitkár 200E Ft-ig, Oper. biz. 200E - 400E Ft között, IB 400E FT felett	Főtitkár
Éven túli lejáratú passzív ügyletek	Főtitkár	IB	Főtitkár
Tagkártya, tagdíj szabályzat elfogadása	IB	Közgyűlés	Főtitkár
IB és FB beszámoltatása	IB, FB	Közgyűlés	Közgyűlési határozat szerint
Tagfelvétel, tagkizárás	IB	Közgyűlés	Főtitkár

3. számú függelék - A Szövetség jegyzésére jogosultak és felhatalmazási körük

1. A Szövetség elnöke önállóan

2. A Szövetség főtitkára önállóan

3. Az IB által jegyzésre feljogosított alkalmazottak közül kettő együttesen, az IB által meghatározott felhatalmazási körben.